PIT-28 jak wypełnić — instrukcja krok po kroku dla wynajmujących (zeznanie za 2025)
PIT-28 to jedyna forma rozliczenia najmu prywatnego. Termin upływa z końcem lutego. Pokażemy Ci, krok po kroku, jak obliczyć ryczałt, gdzie wpisać składkę zdrowotną i jak nie popełnić najczęstszych błędów.
W skrócie:
- ✓ PIT-28 za 2025 rok składasz do 28 lutego 2026 r. (nie do 30 kwietnia)
- ✓ Stawka: 8,5% do 100 000 zł przychodu, 12,5% od nadwyżki
- ✓ ZUS odlicza się od przychodu — składka zdrowotna (50%) odlicza się od RYCZAŁTU
- ✓ Zasada kasowa: liczysz tylko wpłaty faktycznie otrzymane w 2025 r.
- ✓ Zaliczki Q1–Q3 wpłacone w ciągu roku zmniejszają kwotę do zapłaty w zeznaniu
- ✓ Kaucja i media rozliczane przez najemcę bezpośrednio NIE są Twoim przychodem
1. Co to jest PIT-28 i kto musi go złożyć
PIT-28 to zeznanie o wysokości uzyskanego przychodu i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Od 2023 roku jest to jedyne zeznanie, jakie może złożyć osoba wynajmująca mieszkanie poza działalnością gospodarczą — nie ma już możliwości wyboru skali podatkowej ani podatku liniowego dla najmu prywatnego.
Formularz składa się, gdy w danym roku podatkowym uzyskałeś jakikolwiek przychód z najmu prywatnego — nawet za jeden miesiąc. Nie obowiązuje żadna kwota wolna specyficzna dla ryczałtu od najmu.
Wersja formularza w 2026 roku: PIT-28(27) — obowiązuje dla przychodów od 1 stycznia 2025 r. Formularz dostępny na stronie podatki.gov.pl.
2. Termin złożenia i wpłaty podatku
| Obowiązek | Termin (za rok 2025) |
|---|---|
| Zaliczka Q1 (styczeń–marzec) | 20 kwietnia 2025 |
| Zaliczka Q2 (kwiecień–czerwiec) | 20 lipca 2025 |
| Zaliczka Q3 (lipiec–wrzesień) | 20 października 2025 |
| Zeznanie PIT-28 + wpłata końcowa | 28 lutego 2026 |
Za IV kwartał nie wpłaca się osobnej zaliczki — wyrównanie następuje w zeznaniu rocznym. Jeśli suma zaliczek Q1–Q3 przewyższyła roczny ryczałt, nadpłatę możesz odzyskać lub zaliczyć na poczet przyszłych zobowiązań.
3. Krok 1 — ustal przychód z najmu
W najmie prywatnym obowiązuje zasada kasowa (art. 11 ust. 1 updof): do przychodu zaliczasz tylko kwoty faktycznie otrzymane w 2025 roku — niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą.
Co wlicza się do przychodu
- • Czynsz najmu (każda wpłata w 2025 r.)
- • Zatrzymana kaucja (np. na pokrycie szkód)
- • Bezzwrotna opłata rezerwacyjna
- • Media płacone Tobie przez najemcę (model “do właściciela”)
Co NIE jest przychodem
- • Kaucja zwrotna (depozyt)
- • Czynsz za 2025 r. wpłacony dopiero w 2026 r.
- • Zaliczki mediowe opłacane bezpośrednio przez najemcę do spółdzielni/dostawcy
- • Odszkodowania z ubezpieczenia mieszkania (co do zasady)
4. Krok 2 — przypisz stawkę podatkową
Przychód z najmu prywatnego dzielisz na dwie strefy:
Stawka 8,5% → przychód od 0 do 100 000 zł/rok
Stawka 12,5% → przychód powyżej 100 000 zł/rok
Małżonkowie współwłaściciele: limit 8,5% = 200 000 zł (każde z nich ma osobny limit 100 000 zł od swojego udziału)
Przykład: przychód roczny 140 000 zł → 100 000 zł × 8,5% = 8 500 zł; 40 000 zł × 12,5% = 5 000 zł; ryczałt łącznie = 13 500 zł (przed odliczeniami).
5. Krok 3 — odlicz składki ZUS od przychodu
Jeśli opłacasz składki społeczne ZUS (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) — np. bo prowadzisz działalność gospodarczą lub pracujesz na umowie o pracę — możesz je odliczyć od przychodu z najmu.
Jeśli masz przychody w obu stawkach (8,5% i 12,5%), ZUS odliczasz proporcjonalnie:
ZUS_8,5% = ZUS_rocznie × (przychód_8,5% / przychód_ogółem)
ZUS_12,5% = ZUS_rocznie − ZUS_8,5%
Podstawa_8,5% = przychód_8,5% − ZUS_8,5% (zaokrąglij do pełnych złotych)
Podstawa_12,5% = przychód_12,5% − ZUS_12,5% (zaokrąglij do pełnych złotych)
Uwaga: W tym miejscu wpisujesz wyłącznie ZUS społeczny (emerytalne + rentowe + chorobowe + wypadkowe). Składki zdrowotnej NIE odliczasz od przychodu — odliczasz ją od ryczałtu w kolejnym kroku. To częsty błąd!
6. Krok 4 — oblicz ryczałt należny
ryczałt_8,5% = podstawa_8,5% × 0,085 (zaokrąglij do 1 zł)
ryczałt_12,5% = podstawa_12,5% × 0,125 (zaokrąglij do 1 zł)
ryczałt_łącznie = ryczałt_8,5% + ryczałt_12,5%
7. Krok 5 — odlicz 50% składki zdrowotnej od ryczałtu
Art. 27b updof: od obliczonego ryczałtu możesz odliczyć 50% zapłaconej składki zdrowotnej. To odliczenie działa inaczej niż ZUS — zmniejsza sam podatek, nie przychód.
odliczenie_zdrowotne = zapłacona_składka_zdrowotna × 50%
ryczałt_po_odliczeniu = max(0, ryczałt_łącznie − odliczenie_zdrowotne)
Kiedy nie odliczasz zdrowotnej:
- • Jeśli jesteś na etacie i zdrowotna jest potrącana z wynagrodzenia → brak dodatkowej składki z najmu, brak odliczenia
- • Jeśli nie opłacałeś składki zdrowotnej w 2025 r. z żadnego tytułu
Na ryczałcie (bez etatu/DG) składka zdrowotna wynosi 9% × 60% minimalnego wynagrodzenia = ok. 252 zł/miesiąc (ok. 3 024 zł/rok za 2025). 50% do odliczenia = ok. 1 512 zł.
8. Krok 6 — uwzględnij zaliczki kwartalne
Jeśli w ciągu 2025 roku wpłacałeś zaliczki kwartalne (Q1–Q3), odlicz je od ryczałtu rocznego:
do_zapłaty = max(0, ryczałt_po_odliczeniu − wpłacone_zaliczki_Q1_Q3)
nadpłata = max(0, wpłacone_zaliczki_Q1_Q3 − ryczałt_po_odliczeniu)
Kwotę do zapłaty regulujesz do 28 lutego 2026 r. (tego samego dnia co zeznanie). Nadpłatę możesz odzyskać — urząd zwraca ją w ciągu 45 dni od złożenia zeznania.
9. Kompletny przykład obliczenia
Dane:
- • Przychód z najmu 2025: 72 000 zł (tylko stawka 8,5% — poniżej limitu)
- • ZUS społeczny zapłacony: 0 zł (brak etatu, brak DG)
- • Składka zdrowotna zapłacona: 3 024 zł (roczna na ryczałcie)
- • Zaliczki Q1–Q3 wpłacone: 4 590 zł
Podstawa 8,5% = 72 000 − 0 = 72 000 zł
Ryczałt łącznie = 72 000 × 8,5% = 6 120 zł
Odliczenie zdrowotne = 3 024 × 50% = 1 512 zł
Ryczałt po odliczeniu = 6 120 − 1 512 = 4 608 zł
Do zapłaty = 4 608 − 4 590 = 18 zł
10. Jak złożyć PIT-28 — Twój e-PIT lub papier?
Twój e-PIT (zalecane)
- • podatki.gov.pl — zaloguj przez Profil Zaufany lub bankowość elektroniczną
- • US pre-wypełnia część danych z bazy
- • Podgląd, korekta i wysyłka bez instalacji programów
- • Potwierdzenie wysyłki natychmiast
Papierowo lub przez e-Deklaracje
- • Formularz wydrukuj z podatki.gov.pl lub gov.pl
- • Złóż w US właściwym wg adresu zamieszkania
- • Wyślij listem poleconym (data stempla = data złożenia)
- • e-Deklaracje.gov.pl wymaga podpisu kwalifikowanego
Właściwy urząd skarbowy: US wg Twojego miejsca zamieszkania (nie wg lokalizacji wynajmowanego mieszkania). Jeśli mieszkasz w Krakowie, a wynajmujesz w Warszawie — składasz w krakowskim US.
11. Najczęstsze błędy przy składaniu PIT-28
Odliczenie składki zdrowotnej od przychodu zamiast od ryczałtu
Składkę zdrowotną (50%) odliczasz od obliczonego ryczałtu — nie od podstawy opodatkowania. Błąd ten zaniża podstawę i może skutkować korektą z US.
Wliczanie kaucji do przychodu przy jej otrzymaniu
Kaucja jest zwrotnym depozytem — nie stanowi przychodu. Staje się przychodem dopiero gdy ją zatrzymujesz (np. po zakończeniu umowy na pokrycie szkód).
Zapomnienie o przychodach z poprzedniego najemcy lub krótkiego najmu
Przychód = wszystkie wpłaty czynszu w 2025 r. od WSZYSTKICH najemców — w tym za mieszkanie wynajmowane przez część roku.
Niewłaściwy urząd skarbowy
PIT-28 składasz w US właściwym wg miejsca zamieszkania, a nie wg lokalizacji nieruchomości.
Pomylenie terminu z terminem PIT-37
PIT-28 składasz do końca LUTEGO (nie do 30 kwietnia jak PIT-37). Spóźnienie grozi odsetkami i karą porządkową.
Oblicz swój PIT-28 automatycznie w Kluczo
Wpisz przychody z najmu — Kluczo obliczy ryczałt 8,5%/12,5%, odliczenie zdrowotne (art. 27b), harmonogram zaliczek kwartalnych i wygeneruje dane w formacie JSON gotowym do PIT-28.
Przejdź do raportu PIT-28Potrzebujesz dokładnie obliczyć formę opodatkowania?
Skorzystaj z kalkulatora PIT — zestawia ryczałt i skalę podatkową, uwzględnia składki ZUS 2026 i zdrowotną.
Kalkulator PIT od wynajmuPytania i odpowiedzi — PIT-28 wynajem
Do kiedy złożyć PIT-28 za 2025 rok?
Czy składkę zdrowotną odlicza się od przychodu czy od podatku?
Czy muszę wypełniać PIT-28 jeśli mam tylko jedną umowę najmu?
Czy media wchodzą do przychodu z najmu?
Jak obliczyć zaliczkę za Q3, jeśli przychody były nieregularne?
Co zrobić jeśli zapomniałem wpłacić zaliczkę w trakcie roku?
Czy mąż i żona mogą rozliczać się wspólnie w PIT-28?
Powiązane artykuły
Napisane przez Zespół Kluczo
Eksperci ds. najmu nieruchomości w Polsce. Pomagamy właścicielom 1–10 mieszkań zarządzać wynajmem sprawniej, bezpieczniej i bez zbędnego chaosu.
Zaktualizowano: 8 marca 2026